En 2014 nació la obligación para las personas morales para
el envío de su contabilidad electrónica a la autoridad fiscal.
En el caso de personas físicas, dicha obligación inició a partir del ejercicio
2015.
LOS ARCHIVOS
QUE INTEGRAN LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA SON LOS SIGUIENTES:
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1.CATÁLOGO DE CUENTAS
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2. BALANZA DE COMPROBACIÓN
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3. INFORMACIÓN DE PÓLIZAS Y AUXILIARES
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Se
enviara Una sola vez y cada vez que sea modificado.
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Se
enviara de forma mensual, y una de forma anual (balanza 13)
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Se
enviara sólo cuando el SAT necesite verificar información contable o la
procedencia de devoluciones y compensaciones.
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ESTÁN
OBLIGADOS A PRESENTAR LA CONTABILIDAD ELECTRONICA
Personas morales.
§
Incluidas
las personas morales con fines no lucrativos
Personas físicas.
§
Con actividad
empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a dos millones
de pesos y arrendamiento (siempre y cuando no utilicen la aplicación Mis
cuentas).
NO ESTÁN
OBLIGADOS A PRESENTAR LA CONTABILIDAD ELECTRONICA
Personas morales.
§
La Federación,
entidades federativas, municipios, sindicatos obreros, entidades de la
administración pública paraestatal, no están obligados a llevar contabilidad
electrónica, excepto cuando realicen actividades empresariales.
§
Las sociedades,
asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos
deducibles (donatarias autorizadas) que hayan percibido ingresos en una
cantidad igual o menor a dos millones de pesos y las asociaciones religiosas
siempre y cuando registren sus operaciones en Mis cuentas.
Personas físicas
§
Personas físicas
asalariadas.
§
Contribuyentes del
Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales con ingresos que no excedan
de dos millones de pesos (honorarios) e Incorporación Fiscal, siempre y cuando
registren sus operaciones en Mis Cuentas.
§
Personas físicas
que obtengan ingresos por intereses o ingresos esporádicos como premios y
enajenación de bienes.
“BALANZA DE AJUSTE DE CIERRE DEL EJERCICIO”
La balanza de
ajuste de cierre del ejercicio, también denominada “BALANZA 13” Es un listado de cuentas que se formula para comprobar
que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en
los libros contables durante el ejercicio fiscal. En ella se hacen los ajustes
contables y el resultado contable del contribuyente.
Su
objetivo principal es conciliar su resultado con lo obtenido en las 12 balanzas
anteriores (Enero-Diciembre) para que de esta manera la autoridad fiscal
verifique las inconsistencias en las cuentas de balance, resultados y
orden; y por consiguiente que los saldos presentados con anterioridad coincidan
con lo declarado en impuestos, retenciones y deducciones.
Por otro lado es
importante mencionar que los
saldos del ejercicio fiscal deben coincidir el saldo inicial (enero) con el
saldo final (diciembre).
LA BALANZA DE
COMPROBACIÓN CONTENDRÁ LOS SIGUIENTES DATOS:
§ Versión: Versión del formato
publicado en el documento técnico.
§ RFC: Es la clave en el
Registro Federal de Contribuyentes, del contribuyente al que pertenece
la información de la balanza de comprobación.
§ Mes: Es el mes por el
que se envía la balanza de comprobación.
§ Año: Es el año por el
que se envía la balanza de comprobación.
§ Tipo de Envío: Existen dos tipos
de envío de balanza de comprobación, la normal y la complementaria. La normal es la que se envía
por primera ocasión en el periodo (mes) y la complementaria
es
la que se envía cuando exista un envío previo de la balanza de comprobación
normal, En la balanza de cierre se presenten cambios o información no enviada
en la balanzas del ejercicio anterior
§ Fecha de
Modificación de la Balanza: Es la fecha en que se modificó la balanza de
comprobación, aplica únicamente en las balanzas de comprobación
complementarias.
§ Número de Cuenta: Es la clave de las
cuentas o subcuentas que integran la balanza de comprobación del
contribuyente.
§ Saldo Inicial: Es el monto del
saldo inicial de las cuentas o subcuentas en el periodo (mes).
§ Debe: Es el monto de la
sumatoria de los movimientos deudores de las cuentas o subcuentas en
el periodo (mes).
§ Haber: Es el monto de la
sumatoria de los movimientos acreedores de las cuentas o subcuentas en
el periodo (mes).
§ Saldo Final: Es el monto del
saldo final de las cuentas o subcuentas en el periodo (mes).
Nota: El código agrupador del SAT tiene el objetivo de que
la información sea presentada de manera uniforme, para lo cual es
necesario que los contribuyentes asocien las cuentas de su catálogo de cuentas
al código agrupador por naturaleza y preponderancia de la cuenta para
fines fiscales (contabilidad electrónica vía buzón tributario)
PASOS
PARA GENERAR TU BALANZA DE MANERA EFECTIVA
1.Realizar
tu cierre anual; registro de operaciones y movimientos concentradas en un
ejercicio fiscal.
2.Generar
tu póliza de cierre; donde deberás cancelar las cuentas de resultados.
(ajustes)
3.Determinar
el resultado de utilidad o pérdida
4.Generar
concentrado de las 12 balanzas (Enero- Diciembre)
Considera que
cuando realices la balanza de comprobación debes colocar las cuentas en el
siguiente orden:
1.Activos
2.Pasivos
3.Capital
4.Resultados (ingresos, costos, gastos, y resultado integral de
financiamiento.
5.Cuentas de orden
A continuacion se
enistan algunos conceptos fiscales a considerar en esta balanza de cierre deben
ser expresados en cuentas de orden según el catalogo de cuentas del anexo 24 de
la RMF 2017 serie “800” denominada “CUENTAS DE ORDEN”:
a) UFIN
del ejercicio.
b) CUFIN
del ejercicio (y anteriores).
c) CUFINRE
del ejercicio (y anteriores).
d) CUCA
del ejercicio (y anteriores).
e) Ajuste
anual por inflación (acumulable o deducible).
f) Deducción de inversiones.
g) Pérdidas
Fiscales.
h) Utilidad
o pérdida fiscal en venta y/o baja de activo fijo
i) Utilidad o pérdida fiscal en venta acciones o
partes
j) Pérdidas fiscales pendientes de amortizar
actualizadas de ejercicios
k) Mercancías
recibidas en
l) Crédito fiscal de IVA e IEPS por la importación de
mercancías para empresas
m) Crédito
fiscal de IVA e IEPS por la importación de activos fijos para empresas
n) Otras
cuentas de orden
o) Otras
exclusivas del sector financiero
Estas
cuentas no necesariamente deben presentarse en las 12 balanzas anteriores, su
carácter es obligatorio únicamente para la balanza de cierre del ejercicio.
Recordando que estas cuentas de orden son
aquellas en las que se registran movimiento de valores que no afectan o modifican los
estados financieros pero es necesario su registro para conocer a
detalle las transacciones realizadas en dicho periodo. Y deberán de darse de alta en su catálogo de cuentas
considerando su naturaleza con el código agrupador del SAT al que correspondan.
PASOS
PARA ENVIÓ DE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA VÍA BUZÓN TRIBUTARIO
§
Ingresa
a: https://www.sat.gob.mx/home
§
Iniciar
sesión con RFC y e.firma
§
Dar
clic en "Buzón tributario" en la parte superior de la
página.
§
Elije
la opción de sellado de información contable (opcional). El sistema da
la opción de sellar la información a enviar.
§
Selecciona
la información a enviar. Deberás seleccionar alguno de los siguientes motivos de envío:
Envío Mensual, Acto de Fiscalización, Fiscalización Compulsa, Devolución y
Compensación
§
Envía
y confirma. Deberás confirmar el envío y al seleccionar “de acuerdo” se
realiza la transferencia de la información contable al SAT. (Documentos deben
estar nombrados correctamente, con su formato establecido y con su respectiva
firma electrónica)
§
Consulta
acuses Ingresar a la consulta de acuses para obtener el estatus del
envío de tu información y descarga el acuse definitivo de aceptación o rechazo
de la misma.
Nota:
El sistema de Contabilidad Electrónica emitirá acuses
de recepción, aceptación y/o rechazo del (los) archivo (s), mismos que
contendrán los datos del archivo (folio, fecha y hora, RFC del contribuyente,
periodo, nombre del archivo, tipo de archivo, tipo de envío, motivo y estatus).
¿HASTA
CUÁNDO TENGO DEBO ENVIAR LA BALANZA DE CIERRE DEL EJERCICIO?
Tratándose
de personas morales el archivo correspondiente a la balanza de comprobación
ajustada al cierre del ejercicio, se enviará a más tardar el día 20 de abril
del año siguiente al ejercicio que corresponda; en el caso de las personas
físicas, a más tardar el día 22 de mayo del año siguiente al ejercicio que
corresponda.
¿EN QUE
FORMATO SE DEBE ENVIAR LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA? Los
archivos serán XML comprimidos en formato .zip y con la nomenclatura
establecida.
¿CÓMO
SE DEBEN NOMBRAR LOS ARCHIVOS DE LA CONTABILIDAD ELECTRONICA? Deben contener lo siguiente para formar el nombre que deberán
tomar según sea el caso:
CLAVES:
§
Caracteres
CT.
Que identifican el catálogo de cuentas.
§
Caracteres
BN.
Que identifican a las balanzas de comprobación con información normal.
§
Caracteres
BC.
Que identifican a las balanzas de comprobación con información complementaria.
§
Caracteres
PL.
Que identifican las pólizas del periodo.
FUNDAMENTO
LEGAL
2.8.1.6. Contabilidad en medios electrónicos
Para los efectos
de los artículos 28, fracción III del CFF y 33, apartado B, fracciones I, III,
IV y V, y 34 de su Reglamento, los contribuyentes que estén obligados a llevar
contabilidad y a ingresar de forma mensual su información contable a través del
Portal del SAT, excepto los contribuyentes que registren sus operaciones a
través de la aplicación electrónica "Mis cuentas" en el Portal del
SAT, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar
archivos en formato XML que contenga lo siguiente:
Catálogo de
cuentas utilizado en el periodo, conforme a la estructura señalada en el Anexo
24 y Anexo Técnico publicado en el Portal del SAT; a éste se le agregará un
campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenido en el Anexo 24
apartado A, inciso a).
Los
contribuyentes deberán asociar en su catálogo de cuentas los valores de la
subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT, asociando para estos
efectos, el código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza y
preponderancia de la cuenta o subcuenta del catálogo del contribuyente.
Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos
del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo,
capital, resultados (ingresos, costos, gastos y resultado integral de
financiamiento) y cuentas de orden, conforme al Anexo 24 y Anexo Técnico publicado en el Portal del
SAT.
La
balanza de comprobación deberá reflejar los saldos de las cuentas que permitan
identificar los impuestos por cobrar y por pagar, así como los impuestos
trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente
pagados; las cuentas de ingresos deberán distinguir las distintas tasas, cuotas
y las actividades por las que no se deba pagar el impuesto, conforme a lo
establecido en el artículo 33, apartado B, fracción III del Reglamento del CFF.
En
el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información
de los ajustes que para efectos fiscales se registren.
La
balanza de comprobación para los efectos de esta fracción, se enviará al menos
a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel con excepción de los
contribuyentes que en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de
nivel.
2.8.1.6.Cumplimiento
de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos de manera
mensual
en
el periodo, conforme a la estructura señalada en el Anexo 24 y Anexo Técnico
publicado en el Portal del SAT; a éste se le agregará un campo con el código
agrupador de cuentas del SAT contenido en el Anexo 24 apartado A, inciso
a).
El
Catálogo de cuentas utilizado será el archivo que se tomará como base para
asociar el número de la cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel y
obtener la descripción en la balanza de comprobación, por lo que los
contribuyentes deberán cerciorarse de que el número de cuenta asignado,
corresponda tanto en el catálogo de cuentas como en la balanza de comprobación
en un período determinado.
Los
conceptos del estado de posición financiera, tales como: activo, activo a corto
plazo, activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo
plazo, capital; los conceptos del estado de resultados tales como: ingresos,
costos, gastos y resultado integral de financiamiento, así como el rubro
cuentas de orden, no se consideran cuentas de nivel mayor ni subcuentas de
primer nivel.
e) Tratándose de
personas morales el archivo correspondiente a la balanza de comprobación
ajustada al cierre del ejercicio, se enviará a más tardar el día 20 de abril
del año siguiente al ejercicio que corresponda; en el caso de las personas
físicas, a más tardar el día 22 de mayo del año siguiente al ejercicio que
corresponda.
Cuando como consecuencia de la
validación por parte de la autoridad esta determine que los archivos contienen
errores informáticos, se enviará nuevamente el archivo conforme a lo siguiente:
Los archivos podrán ser
enviados nuevamente por la misma vía, tantas veces como sea necesario hasta que
estos sean aceptados, a más tardar el último día del vencimiento de la
obligación que corresponda.
Los archivos que hubieran sido
enviados y rechazados por alguna causa informática, dentro de los dos últimos
días previos al vencimiento de la obligación que le corresponda, podrán ser
enviados nuevamente por la misma vía, dentro de los cinco días siguientes a la
fecha en que se comunique a través del buzón tributario, la no aceptación para
que una vez aceptados se consideren presentados en tiempo.
Los contribuyentes que
modifiquen posteriormente la información de los archivos ya enviados para
subsanar errores u omisiones, efectuarán la sustitución de éstos, a través del
envío de los nuevos archivos, dentro de los cinco días posteriores a aquél en
que tenga lugar la modificación de la información por parte del contribuyente.
Cuando los contribuyentes no
puedan enviar su información por no contar con acceso a Internet, podrán acudir
a cualquier ADSC donde serán atendidos por un asesor fiscal que los apoyará en
el envío de la información desde las salas de Internet.
Artículo 28 del CFF. Contabilidad Electrónica.
Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén
obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:
La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los
libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta,
cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y
método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de
almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal
y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los
asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada
con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos
y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código
se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar
cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la
contabilidad.
Los registros o asientos contables a que se refiere la fracción
anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de
este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de
Administración Tributaria.
Los registros o asientos que integran la contabilidad se
llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este
Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de
Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o
asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Ingresarán de forma mensual su información contable a través de
la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad
con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.